Kira sözleşmesinin üç eki: demirbaş listesi, sayaç endeksi, ödeme planı

Kira sözleşmesinin ekleri, sözleşme metnine yazılmayan ama sözleşmenin ayrılmaz parçası sayılan belgelerdir. Pratikte üç tanedir: demirbaş listesi, sayaç endeks formu ve ödeme planı. Üçü de aynı işi yapar — sözleşmenin durum bilgisini bir tarihe bağlar.

Fark şurada: sözleşme metni kuralı yazar (“depozito iade edilir”), ekler durumu yazar (“kombi teslimde çalışıyordu, elektrik sayacı 14.208’den başladı, ilk kira 5 Eylül’de ödenecek”). Bir tartışma çıktığında kuralı herkes zaten bilir; tartışılan şey her zaman durumdur.

Bu yazı hukuk metni değil; bir ev sahibi olarak hangi belgenin neyi çözdüğünün listesi. Kendi durumun için sözleşmeni bir uzmana göstermek her zaman en doğrusu.

Neden metne değil, eke yazılır?

Ekleri sözleşme metnine gömmek ilk bakışta daha derli toplu görünür. Üç sebeple değildir.

1. Metin okunamaz hâle gelir. On dört kalemlik demirbaş dökümü sözleşmenin ortasına yazıldığında, sözleşmenin asıl maddeleri o dökümün altında kaybolur. İmza sırasında kimse o sayfayı okumaz.

2. Ek bir tablodur, metin bir cümledir. Karşılaştırma tabloyla yapılır. “Kombi, klima ve ankastre ocak sağlam durumda teslim edilmiştir” cümlesi, çıkışta hangi klimanın kastedildiğini söylemez. Üç sütunlu bir satır söyler.

3. Ek ikinci kez kullanılır. Sözleşme metni imzalandıktan sonra bir daha yazılmaz. Ekler ise çıkışta yeniden doldurulur — asıl değerleri buradan gelir. Giriş demirbaş listesi tek başına bir kâğıttır; çıkış listesiyle yan yana konduğunda bir delil olur.

Ek, sözleşmeye nasıl bağlanır?

Bu, en çok atlanan adım. Kâğıdı doldurup çekmeceye koymak yetmez; ekin sözleşmeye bağlı olduğunun sözleşmede yazması gerekir.

• Sözleşmeye tek cümle: “EK-1 (demirbaş listesi), EK-2 (sayaç endeks formu) ve EK-3 (ödeme planı) bu sözleşmenin ayrılmaz parçasıdır.” Ekler numaralanır ve sözleşmede tek tek sayılır: “ekler” diye toplu geçmek, hangi kâğıdın ek olduğunu belirsiz bırakır.
• Her ek ayrı imzalanır. Sözleşmeyi imzalamak eki imzalamak değildir. Ekin altında iki imza ve tarih olmalı.
• Her sayfa paraflanır. İki sayfalık bir ekte ikinci sayfanın sonradan değiştirilmediğini gösteren tek şey paraftır.
• İki nüsha. Ekin bir nüshası kiracıda kalmazsa, o belge tek taraflı bir not defterine döner.
• Sonradan ek eklenebilir, ama tarih atılır ve iki taraf imzalar. Geriye dönük tarihli ek, hiç ek olmamasından daha kötüdür.

Sözleşme metninin kendisinde hangi maddelerin bulunması gerektiğini kira sözleşmesinde olması gereken 12 madde yazısında tek tek anlattım. Bu yazı onun devamı: metinde ne yazar, yanına ne eklenir.

EK-1 · Demirbaş listesi (teslim tutanağı)

Evde ne var ve hangi durumda var. Depozito tartışmalarının büyük çoğunluğu bu tek ekle doğmadan biter.

Her kalem için beş alan: ad, marka/model, adet, durum, fotoğraf. Marka-model yazmak abartı değil: “klima” yazan bir satır, çıkışta duvarda asılı olan cihazın aynı cihaz olduğunu göstermez.

Durum alanında ikili ölçek yetersizdir. “Çalışır / çalışmaz” iki uçtur ve gerçek hayatta eşyanın çoğu ortadadır. Üç durumlu ölçek kullanın:

• Sorunsuz: kusuru yok
• Çalışıyor, kusurlu: kusuru yazılır: “ocak sol göz zayıf yanıyor”, “dolap kapağı tam kapanmıyor”
• Arızalı: teslimde zaten çalışmıyor

Ortadaki kalem en değerlisidir. Çıkışta “bu zaten böyleydi” tartışmasının tek cevabı, girişte yazılmış o kusur satırıdır.

Fotoğraf kuralı: her kalemin fotoğrafı çekilir ve listeye kaç fotoğraf çekildiği yazılır. Fotoğrafları eke basmak şart değil, sayısını yazmak şart — sonradan “sende fotoğraf yoktu” denemez.

Çıkışta aynı liste ikinci kez doldurulur ve iki sütun yan yana okunur. Normal yıpranma ile hasar arasındaki sınırı çizen şey bu karşılaştırmadır; depozitodan neyin kesilebileceğini ayrıca yazdım. Formun kendisini ve nasıl doldurulacağını demirbaş teslim tutanağı yazısında adım adım anlattım.

📄 Demirbaş teslim tutanağı (PDF, ücretsiz)

EK-2 · Sayaç endeks formu

Elektrik, su, doğalgaz ve varsa ısı payı ölçerinin teslim günündeki değerleri. Kısa görünen, en çok para tartışması çıkaran ek budur.

Okuma günü ile anahtar teslim günü aynı gün olmalı. Arada geçen her gün, kime ait olduğu tartışmalı bir tüketimdir. Üç gün sonra okunan sayaç, kiracının kullanmadığı elektriği ona yazar. O üç günü kimse ispat edemez.

Fotoğrafta sayaç seri numarası ile rakamlar aynı karede görünsün. Yalnız rakamların fotoğrafı, “bu benim sayacım değil” itirazını karşılamaz. Apartmanda sayaçlar yan yanaysa bu itiraz teorik değil, çok pratik bir itirazdır.

Ve en sık yapılan hata: endeks almak abonelik devri değildir. İkisi ayrı iştir. Endeksi doğru okuyup abonelik devrini yapmazsanız fatura eski abonenin adına gelmeye devam eder; sayaç doğru okunmuş olsa bile borç yanlış kişide birikir. Bu yüzden formda endeks satırlarının altında abonelik devri için ayrı bir kontrol bloğu var — okuma onun yerine geçmiyor.

Forma tesisat/abone numarasını da yazın. Devir işlemini yaparken ilk sorulan şey odur ve sözleşme klasöründe durması, o gün aranacak bir telefon eksiltir.

Çıkışta aynı forma ikinci okuma yazılır, fark hesaplanır ve dönem borcunun kimde olduğu kayda geçer. Giriş ve çıkış okuması tek sayfada olsun diye formu böyle tasarladım: iki ayrı kâğıt olsaydı biri kaybolurdu, kaybolan da her zaman girişteki olurdu.

📄 Sayaç endeks formu (PDF, ücretsiz)

EK-3 · Ödeme planı

Sözleşmede kira tutarı ve ödeme günü yazar. Ödeme planı bunu on iki satıra açar: dönem, vade tarihi, tutar, ödendi mi, dekont/referans no.

Sözleşmede yazan “her ayın 5’i” ifadesiyle, on iki tarihi tek tek gösteren bir çizelge arasındaki fark küçük görünür ama değildir:

• Artış dönemi çizelgede işaretlidir. Hangi ayın hangi tutardan başladığı görünür; üç yıl sonra “bu daire hangi tutardan başlamıştı” sorusunun cevabı elinizde olur. Yenileme dönemini nasıl yöneteceğini 5 adımlı yenileme planı yazısında anlattım.
• Ödeme kanalı yazılıdır. Havale/EFT ile hangi hesaba ödeneceği çizelgenin başında durur. Elden ödemede “verdim/almadım” tartışması tamamen ispatsız kalır.
• Kiracı da aynı kâğıda bakar. Ödeme planının en az bilinen faydası bu: takvim sizde, çizelge ikinizde. Hatırlatma yapmak zorunda kaldığınız ay sayısı belirgin şekilde düşer.

📄 Kira ödeme çizelgesi (PDF, ücretsiz) — nasıl kullanılacağı kira ödeme çizelgesi yazısında.

Dördüncü bir ek gerekir mi?

Kefalet, evcil hayvan, tadilat izni, site/ortak alan kuralları — bunların hepsi ek olabilir mi? Basit bir ayrım kullanın:

Kural metne yazılır, durum eke.

“Evcil hayvan beslenemez” bir kuraldır, sözleşme metnine girer. “Teslimde evde bir kedi vardı” bir durumdur, eke girer. Site yönetmeliği bir kuraldır ama hacimlidir. O zaman ek yapılır ve metinde “EK-4 site yönetmeliği” diye sayılır.

Bu ayrım, sözleşmenin ek sayısını üçte tutar. Her tartışma ihtimali için ayrı bir ek üretmek, imza masasında kimsenin okumadığı bir dosya yaratır.

Ekler dolduruldu — sonrası takip işidir

Üç ek de doğru doldurulmuş bir sözleşme, çekmecede unutulursa yine işe yaramaz. Bitiş tarihi geldiğinde haberiniz olmuyorsa, artış dönemi geçtiyse, depozitonun ne kadar olduğunu hatırlamıyorsanız — eksik olan belge değil, takip düzenidir.

RentMind iki tarafı birleştiriyor: imzaya hazır kira sözleşmesini uygulama içinde oluşturup paylaşabiliyorsunuz, sonra aynı kaydın altında sözleşme tarihleri, depozito, demirbaş ve kira günü duruyor. Bitiş yaklaşınca haftalar öncesinden hatırlatıyor. Kayıt tarafını kira takibi nasıl yapılır yazısında anlattım; kiracı çıkarken izlenecek adımlar ise kiracı çıkarken evi teslim alma yazısında.

İmza öncesi tek sayfalık bir kontrol istiyorsanız yazdırılabilir sözleşme kontrol listesini indirebilirsiniz — üç ek de o listede madde olarak duruyor.

Sıkça Sorulan Sorular

Kira sözleşmesinin ekleri nelerdir? Uygulamada üç tanedir: demirbaş listesi (teslim tutanağı), sayaç endeks formu ve ödeme planı. Üçü de sözleşme metnine değil ayrı belgeye yazılır, çünkü üçü de tablo halinde tutulur ve kiracı çıkarken ikinci kez doldurulur. Hacimli bir site yönetmeliği varsa dördüncü ek olarak eklenebilir.

Ek, sözleşme imzalandıktan sonra eklenebilir mi? Eklenebilir; ekin üzerine gerçek tarihi yazılır ve iki taraf imzalar. Önemli olan geriye dönük tarih atılmamasıdır — sonradan düzenlendiği belli olan bir ek, hiç ek olmamasından daha zayıf bir belgedir. Sözleşmede eklerin sayıldığı maddeye de yeni ekin numarası eklenmelidir.

Demirbaş listesi olmayan bir sözleşmede depozitodan kesinti yapılabilir mi? Kesinti hakkı belgeye değil duruma bağlıdır, ama ispat yükü belgeyle taşınır. Girişte hangi eşyanın hangi durumda olduğu yazılı değilse, çıkıştaki kusurun kiracıdan mı yoksa önceden mi geldiği gösterilemez ve tartışma genellikle ev sahibi aleyhine sonuçlanır. Kendi durumunuz için uzmanınıza danışın.

Fuat Çakır — İşletme Doktoru (yönetim danışmanı) ve RentMind’ın geliştiricisi. Sofft çatısı altında “bir tarihi asla kaçırma” ilkesiyle uygulamalar geliştiriyor.