Kira Takip Çizelgesi — Yazdırılabilir PDF (12 Aylık Tablo)

Her ev sahibinin bir “kira nereye yazılıyor?” cevabı vardır: kiminde telefon notları, kiminde ajandanın arka sayfası, kiminde hafıza. Sorun şu ki dağınık kayıt, kayıt değildir. Yıl sonunda “Mart ödendi miydi?” sorusuna belgeyle cevap veremiyorsan sistem yok demektir. En basit çözümden başlayalım: tek sayfalık, yazdırılabilir bir kira takip çizelgesi — ay ay işaretlenen bir ödeme tablosu.

📄 Kira ödeme çizelgesini indir (PDF, ücretsiz). Kayıt yok, e-posta yok; tıkla, yazdır.

Çizelgede ne var?

Tek A4 sayfada, bir dairenin bir yılı:

• Üst bilgi: daire/adres, kiracı, aylık kira, sözleşme başlangıcı; sayfa hangi daireye ait, ilk bakışta belli.
• 12 aylık tablo: her ay için vade tarihi, tutar, ödendiği tarih, ödeme yöntemi, “ödendi” kutucuğu ve not alanı.
• Not bölümü: depozito, demirbaş ve iletişim bilgileri için üç satır.

Birden fazla dairen varsa her daire için ayrı sayfa yazdır; birden fazla daire yönetiminin ilk kuralı, kayıtları daire bazında ayırmaktır.

Nasıl kullanılır: üç alışkanlık

1. Vade tarihlerini baştan doldur. Ocak’tan Aralık’a tüm vadeleri sözleşmeye göre yaz, böylece çizelge aynı zamanda bir takvim olur.
2. Ödeme günü işaretle, sonra değil. “Akşam yazarım” kaydın düşmanıdır; dekont geldiği an tarih + yöntem + kutucuk.
3. Not alanını pazarlık hafızası yap. Eksik ödeme, geç ödeme, mahsuplaşma: tek cümle yeter; yıl sonunda o cümleler altın değerindedir.
4. Dekont referansını yaz. Kaydı ispatlanabilir yapan tek şey budur. “Ödendi” sizin beyanınızdır; dekont referansı bankanın kaydıdır ve üçüncü taraftan gelir.

Kiracıdan açıklama formatı isteyin. Havale açıklamasına ne yazılacağını baştan söylemek, sonradan yapılacak bütün eşleştirmeyi ortadan kaldırır. Tek satır yeter: “Açıklamaya şunu yazın: Daire 4 — Ekim kirası.” Üç daireniz varsa üç ayrı kiracıdan gelen üç havale, ay sonunda ekstrede birbirinin aynısı görünür; açıklama yoksa hangisinin hangi daire olduğunu tutarlardan çıkarmaya çalışırsınız ve tutarlar eşitse çıkaramazsınız.

Aynı kural elden ödemede daha da önemlidir: orada banka kaydı hiç yoktur, tek kayıt sizinkidir. Bu yüzden elden ödemeyi ya makbuzla ya da kiracının onayladığı bir mesajla eşleştirin.

Ödeme eksik ya da geç geldiğinde ne yazılır

Çizelgenin gerçek sınavı, ödemenin tam gelmediği aydır. Üç durum var ve üçü farklı yazılır:

Eksik ödeme. Kutucuğu işaretleme. Tutar sütununa gelen tutarı yaz, not alanına farkı ve sebebini: “3.000 geldi, 1.500 eksik — kombi tamiri mahsup edilecek dedi.” Kutucuğu işaretlemek, üç ay sonra o ayı “tamam” diye okumana sebep olur.

Geç ödeme. Vade tarihi ile ödeme tarihi zaten iki ayrı sütun; ikisini de yaz. Bir yılın sonunda bu iki sütunun farkına bakmak, kiracının gerçek ödeme davranışını gösterir: “genelde ödüyor ama hep 10 gün geç” bilgisi, yenileme kararında elinde olması gereken bir şeydir.

Mahsuplaşma. Kiracının yaptığı bir masrafı kiradan düşüyorsanız, o ayın notuna belge numarası yazın: “fatura no 4417, 1.500 TL, mutfak bataryası.” Mahsup yıl sonunda en çok tartışılan kalemdir ve tek satırlık bir not, o tartışmayı doğmadan bitirir.

Kiracıyla bu konuşmaların hangisinin yazılı olması gerektiğini kiracıyla yazılı iletişim yazısında ayrıca ele aldım.

Emlakçıysanız: aynı çizelge, iki ayrı hesap

Bir emlakçı için bu sayfa aynı işi görmez, çünkü takip ettiğiniz para sizin değil. Ev sahibi tek soruya bakar: “kira geldi mi?” Emlakçı iki soruya bakar: tahsil edildi mi, aktarıldı mı. Ayın ilk haftası, 30-40 birimlik bir portföyde neredeyse tamamen bu iki sorunun cevabıdır.

Pratikte üç değişiklik yeter:

• Sayfaları daire başına değil, mal sahibi başına grupla. Aynı mal sahibinin daireleri arka arkaya dursun; aktarım da mal sahibi bazında yapılır, daire bazında değil.
• Üç sütun ekle: tahsil tarihi · aktarım tarihi · komisyon. Ortadaki sütun ev sahibinin çizelgesinde hiç yoktur ve emlakçının en çok sorulduğu şeydir.
• Kiracı devri olan ayı işaretle. O ay hem kısmi tahsilat hem boş gün taşır; bir yıl sonra “bu daire neden eksik getirdi” sorusunun cevabı orada.

Kayıt tarafında ihtiyaç ev sahibiyle aynıdır: her birim için kira günü, kiracı, sözleşme bitişi ve gider. Fark, birim sayısında; ve birim sayısı arttıkça kâğıdın ömrü kısalır.

Bir de emlakçıya özgü bir kayıt var, ev sahibinde hiç bulunmaz: hangi mal sahibiyle hangi şartla çalışıldığı. Komisyon oranı, aktarım günü, hangi masrafın kimden düşüleceği: bunlar mal sahibi başına bir kez yazılır ve her ay tekrar konuşulmaz. Yazılı olmadığında her ay yeniden konuşulur ve bu, portföy büyüdükçe ayın en çok zaman yiyen işi hâline gelir.

Yıl sonunda çizelgeden ne çıkar?

Kayıt tutmanın karşılığı aralık ayında alınır. Dolu bir çizelge dört soruyu tartışmasız cevaplar:

1. Bu daire yıl içinde ne getirdi? Tutar sütununun toplamı. Beklediğiniz on iki ay değil, gerçekte gelen para; aradaki fark genelde sürpriz olur.
2. Kaç gün geç ödendi? Vade ile ödeme tarihi sütunlarının farklarının toplamı. Bu sayı, yenileme görüşmesine girerken elinizdeki en somut şeydir. “Hep geç ödüyorsunuz” bir izlenimdir; “yıl içinde toplam 74 gün geç ödendi” bir veridir.
3. Hangi aylar eksik kapandı? İşaretlenmemiş kutucuklar. Bunlar takip edilmesi gereken kalemlerdir ve çizelge yoksa şubat ayındaki eksik, ağustosta tamamen unutulmuştur.
4. Depozito nerede duruyor? Not bölümündeki satır. Kiracı çıkarken ilk sorulan şey budur; iadeden ne kesilebileceğini depozitodan ne kesilebilir yazısında ayrıca yazdım.

Mali müşavirinize verecekseniz çizelgenin fotokopisi tek başına yeterli değil: yanına o yılın banka ekstresini koyun. Çizelge sizin kaydınız, ekstre üçüncü tarafın kaydıdır; ikisi yan yana durduğunda tutarsızlık varsa aralıkta çıkar, nisanda değil.

Ve bir sonraki yılın çizelgesini aralıkta yazdırın, ocakta değil. Ocakta yazdırılan çizelgenin ilk ayı her zaman geriye dönük doldurulur ve geriye dönük doldurulan satır, o an hatırlananla sınırlıdır. Kira artışı dönemini nasıl yöneteceğinizi 5 adımlı yenileme planı yazısında anlattım.

Kâğıt mı, Excel mi, uygulama mı?

Dürüst cevap: üçünün de yeri var.

• Kâğıt (bu çizelge): tek-iki daire için yeterli bir başlangıç; buzdolabına asılır, herkes görür. Zayıf yanı: hatırlatmaz ve toplam almaz.
• Excel: hesap ve toplam ister hâle geldiysen kira takip Excel şablonuna geç: gelir-gider toplamları ve gecikme işaretleri otomatikleşir. Excel’in de sınırları var; onları ayrı yazıda anlattım.
• Uygulama: kira gününü senin yerine hatırlasın, sözleşme bitişini haftalar önce haber versin istiyorsan RentMind tam bu iş için: kira, kiracı, sözleşme ve giderler tek ekranda, kademeli hatırlatmalarla. İlk 2 mülk ücretsiz.

Hangisini seçersen seç, kaydın kendisinden önce gelen bir soru var: hangi kalemler takip edilecek, ay içinde hangi gün ne yapılacak? Bunu kira takibi nasıl yapılır yazısında adım adım kurdum — bu çizelge o düzenin kâğıt hâli.

Sıralama önemli değil, kayıt tutmak önemli. Kâğıtla başla, ihtiyaç büyüdükçe taşın. Taşınma anını da bir sayıya bağlayın: dört daireden sonra kâğıt tek başına yetmez, çünkü artık soru “bu daire ödendi mi” değil, “bu ay hangi daireler ödemedi” olur, ve o soruyu kâğıt yan yana koymadan cevaplayamazsınız.

Sözleşme tarafı için de bir çıktı var: kira sözleşmesi kontrol listesi.

📕 Bu rehber dahil kira kümesinin tamamı tek kitapta: Ev Sahibinin El Kitabı — 24 bölüm, ücretsiz PDF (kayıt yok, e-posta yok).

Sıkça Sorulan Sorular

Çizelgeyi yıl ortasında kullanmaya başlayabilir miyim? Evet. Geçmiş ayları elindeki dekont/ekstrelerden geriye dönük doldur, kalan ayları normal işaretle. Eksik geçmişi tamamlamak, sıfır kayıttan iyidir.

Elden alınan kirayı nasıl kaydetmeliyim? Tarih + tutar + “elden” notu ve mümkünse karşılıklı imzalı basit bir makbuz. Çizelgedeki yöntem sütunu tam bunun için: yıl sonunda hangi ödemenin nereden geldiği tartışma konusu olmasın.

Kiracıya da bir kopya vermeli miyim? İyi pratik: evet. Aynı çizelgenin bir kopyası kiracıda olursa iki taraf da aynı kaydı görür; “ben ödedim / bana ulaşmadı” tartışmalarının çoğu baştan ölür.

Kira eksik geldiğinde kutucuğu işaretlemeli miyim? Hayır. Tutar sütununa gelen tutarı yazın, kutucuğu boş bırakın, farkı ve sebebini not alanına ekleyin. İşaretlenen kutucuk üç ay sonra o ayı “tamam” diye okutur ve eksik kalıcı olarak kaybolur.

Emlakçıysam bu çizelgeyi nasıl kullanmalıyım? Sayfaları daire başına değil mal sahibi başına gruplayın ve üç sütun ekleyin: tahsil tarihi, aktarım tarihi, komisyon. Ev sahibi “kira geldi mi” sorusuna bakar; emlakçı “tahsil edildi mi, aktarıldı mı” sorusuna bakar; ortadaki sütun ev sahibinin çizelgesinde hiç yoktur.

Fuat Çakır — endüstri mühendisi, yönetim danışmanı ve RentMind’ın geliştiricisi. Sofft çatısı altında “bir tarihi asla kaçırma” ilkesiyle uygulamalar geliştiriyor.