Demirbaş teslim tutanağı örneği (yazdırılabilir form, ücretsiz)

Depozito tartışmalarının neredeyse tamamı tek bir eksikten çıkar: giriş günü hiçbir şey yazılmamıştır. Çıkışta iki taraf da haklı olduğuna inanır, kimsenin elinde belge yoktur, tartışma hafızaya kalır, ve hafıza kimseyi ikna etmez.

Bu formu doldurmak on beş dakika sürer. Bir yıl sonra o on beş dakika, saatlerce süren bir tartışmayı baştan bitirir.

📄 Demirbaş teslim tutanağını indir (PDF, ücretsiz). Üyelik yok, e-posta yok; iki nüsha yazdır, ikisi de imzalansın.

Formda ne var

1 · Taraflar ve taşınmaz: ad-soyad, iletişim, açık adres, bağımsız bölüm no, teslim tarihi.

2 · Sayaç endeksleri: elektrik, su, doğalgaz. Üçü de rakamla yazılır ve fotoğraflanır. Devir borcu tartışmasının tek panzehiri budur.

3 · Oda oda durum tespiti: her oda için duvar, zemin, kapı-pencere, aydınlatma, priz satırları. Her satırda iyi / kusurlu kutusu ve “kusurluysa ne” notu.

4 · Demirbaş listesi: kombi, klima, beyaz eşya, dolaplar, mutfak ankastreleri, mobilya. Her kalem için marka-model, adet ve çalışıyor / çalışmıyor işareti.

5 · Anahtarlar: kaç adet, hangi kapılara, apartman/otopark kartı dahil mi.

6 · İmza alanı: iki taraf, tarih, “ekteki fotoğraflar bu tutanağın ayrılmaz parçasıdır” ibaresi.

Doldurulmuş üç örnek satır — boş şablonun anlatmadığı şey

Boş şablon “ne yazılacağını” gösterir; nasıl yazılacağını göstermez. Aynı kombi satırının üç farklı doldurulması, üç farklı belge üretir:

Üçüncü satırın uzunluğundan korkma: tutanağın tamamında böyle beş-altı “kusurlu ama çalışıyor” satırı olur, listenin geri kalanı tek kelimeyle “sağlam” diye geçer. Emek, kusurlu kaleme harcanır, çünkü tartışma da oradan çıkar.

İki örnek daha, en çok atlanan kalemlerden:

• Duvar/boya: ~~”boyalı”~~ değil → “Salon: açık gri, iyi durumda; küçük odada pencere kenarında nem izi (fotoğraf 12-13).” Nem izi girişte yazılmazsa, çıkışta kiracının hanesine yazılır: haksız yere, ve haksızlık iki tarafı da yorar.
• Islak hacim: ~~”banyo tamam”~~ değil → “Duşakabin camı sağlam, fayansta 1 çatlak (fotoğraf 17), lavabo bataryası damlatıyor; ev sahibi tamir edecek.” Son not önemli: girişte verilen tamir sözü tutanağa yazılırsa takvimi de olur.

Fotoğraf alanı neden “kaç adet” diye soruyor

Formdaki fotoğraf alanı bilinçli olarak sayı istiyor. “Fotoğraf çekildi” ifadesi ispat gücü taşımaz; “23 fotoğraf çekildi, iki tarafa aynı gün iletildi” ifadesi taşır, çünkü sonradan “bende o fotoğraf yok” diyen taraf, teslim günündeki kayda çarpar. Fotoğrafları çektiğin an karşı tarafa göndermek (mesajla, aynı gün) tarih damgasından daha güçlü bir teyittir: iki telefonda aynı dosyalar, aynı tarihte.

Doldururken üç kural

Fotoğrafsız tutanak yarım tutanaktır. Yazı “duvarda çizik var” der; fotoğraf çiziğin ne kadar olduğunu gösterir. Her oda için 3-4 kare, sayaçlar için ayrı kare. Tarihi görünsün diye telefonun tarih damgasını açmana gerek yok; dosya tarihi zaten kayıtlı.

“Çalışıyor” yazmadan önce çalıştır. Kombiyi yak, klimayı aç, ocağın dört gözünü de dene, muslukları aç. Teslim günü çalışmayan bir cihaz, çıkışta kiracının sorumluluğuna yazılır.

İki nüsha, iki imza. Tek nüsha, sonradan “ben görmedim” demenin kapısını açık bırakır. Kiracıya bir kopyasını dijital olarak da gönder: WhatsApp’tan atılmış bir PDF bile zaman damgalı bir kayıttır.

Anahtar ve sayaç blokları formun en kısa, en çok iş gören yerleridir. Anahtar bloğuna yalnız adet değil tür de yazılır (daire, bina, posta, otopark). Çıkışta “bir anahtar eksik” tartışması, hangi anahtarın eksik olduğu bilinmeden çözülemez. Sayaç bloğunda endeksin yanına abone numarası da girer; devir işlemi o numarayla yapılır ve teslim günü klasörde bulunması, devir günü yaşanacak bir telefon trafiğini baştan yok eder. İkisinin de ayrıntısı sözleşmenin üç eki yazısında.

Tutanağın en zor anı: “buna gerek var mı?” cümlesi

Formu masaya koyduğunda zaman zaman şu tepki gelir: “Aramızda güven var, gerek yok.” Bu cümleye hazırlıklı ol, çünkü cevabı tutanağın varlık sebebinin kendisi: tutanak güvensizlik belgesi değil, hafıza belgesidir. Bir yıl sonra iki taraf da aynı günü farklı hatırlayacak; kötü niyetten değil, insan hafızası böyle çalıştığından. En temiz cevap tek cümledir: “Ben her kiracımla aynı düzeni uyguluyorum; bu senin için de koruma.” Kişiselleştirmeden, kurala bağlayarak: “sana güvenmiyorum” ile “ben böyle çalışıyorum” arasındaki fark, konuşmanın tonunu baştan belirler.

Ve tersinden: tutanağı kiracı istiyorsa bu iyi bir işarettir. Kaydını isteyen kiracı, düzenli yaşamayı planlayan kiracıdır; o talebi memnuniyetle karşıla, formu birlikte doldurun; ortak doldurulan tutanak iki kat güçlüdür.

Sık sorulan pratik durumlar

• Eşyalı kiralamada liste çok uzuyor. Uzasın; eşyalı evde tutanak daha da kritik. Kalemleri odaya göre grupla (salon, mutfak, yatak odası) ve küçük eşyayı toplu yaz: “6 tabak, 6 bardak, çatal-bıçak takımı, tam.” Eşyalı/eşyasız kararının kayıt tarafı budur.
• Kiracı taşındıktan sonra fark edilen kusur. Tutanakta yoksa ve girişten kısa süre sonra bildirildiyse, iyi niyetle ek tutanak yapılır: “Giriş tutanağına ek: şu tarihte fark edildi.” İki taraf imzalar. Aylar sonra gelen bildirimse artık giriş kusuru olarak kabul edilmesi zorlaşır; bu da tutanağı ilk gün eksiksiz tutmanın bir başka gerekçesi.
• Ortak alanlar yazılır mı? Daireye ait olmayan ama kiracının kullandığı yerler (depo, otopark) tutanağa girer; apartman ortak alanı girmez: orası yönetimin defteridir.

Çıkışta nasıl kullanılır

Çıkış günü aynı formu ikinci kez doldur, yanına giriş nüshasını koy. İki sütun yan yana gelince tartışacak bir şey kalmaz: hangi satır değişmişse konuşulur, değişmeyen satır zaten kapanmıştır.

Neyin kesilebileceği, neyin olağan yıpranma sayıldığı ayrı bir konu; depozitodan ne kesilebilir, ne kesilemez yazısında kalem kalem anlattım. Çıkış gününün tam akışı için kiracı çıkarken ev nasıl teslim alınır.

Çıkış sütunu: aynı formun ikinci hayatı

Bu formun az bilinen tarafı, çıkışta aynı kâğıdın ikinci kez kullanılmasıdır. Her kalemin yanındaki çıkış sütunu boş bekler; kiracı çıkarken giriş satırının yanına çıkış durumu yazılır ve fark kendiliğinden görünür: girişte “sağlam” yazan duşakabin çıkışta “çatlak” ise konu nettir, girişte de “kusurlu” yazıyorsa konu kapanmıştır. İki ayrı belge tutup yan yana getirmeye çalışmak, en sık kaybedilen adımdır. Tek formda yan yana duran iki sütun, karşılaştırmayı kendiliğinden ve tartışmasız yapar. Çıkış gününün tamamı ayrı yazıda; depozito hesabına dönüşen kısmı da depozito yazısında.

🔴 Kağıt kaybolur, kayıt kaybolmaz

Bu formun tek zayıf noktası kağıt olması. Bir yıl sonra hangi klasörde olduğunu hatırlaman gerekir. Fotoğraflar zaten telefonda, tutanaktan ayrı duruyordur.

RentMind ikisini birleştiriyor: demirbaş listesi, giriş fotoğrafları, depozito tutarı ve sözleşme tarihleri aynı kiracı kaydının altında durur. Çıkış günü tek ekranı açarsın, dosya hazırdır. İlk iki mülk ücretsiz.

Sözleşmenin kendisinde bulunması gerekenler için kira sözleşmesinde olması gerekenler, tutanağın mantığını anlatan uzun hâli için demirbaş teslim tutanağı.

Not: Bu form pratik bir kayıt aracıdır, hukuki danışmanlık değildir. Somut bir uyuşmazlıkta avukatına danış.

Sıkça Sorulan Sorular

Demirbaş teslim tutanağı zorunlu mu? Yasal bir zorunluluk değil, ama depozito uyuşmazlığında kanıtı olan taraf kazanır ve o kanıt buradan çıkar. Sözleşmeye “ekteki demirbaş listesi sözleşmenin ayrılmaz parçasıdır” cümlesini koyarsan tutanak sözleşmenin bir eki hâline gelir.

Tutanakta sayaç endeksleri neden önemli? Çünkü çıkışta en sık çıkan ikinci tartışma devredilmemiş fatura borcudur. Giriş günü yazılmış ve fotoğraflanmış üç endeks, kimin hangi dönemden sorumlu olduğunu tek başına belirler.

Eşyasız evde de tutanak tutulur mu? Evet. Eşyasız evde de kombi, klima, ankastre ocak, dolaplar, sayaçlar, kapı-pencere ve zemin durumu vardır. Demirbaş listesi kısalır ama oda oda durum tespiti aynen gerekir — asıl tartışma zaten duvar, zemin ve tesisat üzerinden çıkar.