Ağustos kontrol listesi — patronun son çeyreğe girmeden bakması gereken 8 şey
Ağustos, işletme takviminin en yanıltıcı ayıdır. Ortalık sakindir, telefon az çalar, herkes izindedir — ve tam bu yüzden yılın en değerli kontrol penceresidir.
Çünkü eylülde her şey aynı anda başlar: sipariş dalgası, okul dönüşü nakit baskısı, ısıtma sezonu, yıl sonu hedefleri. Eylülde fark ettiğin bir sorunu düzeltmek için dört ay kalır ve o dört ay zaten dolu geçer.
Ağustosta fark ettiğin sorunu düzeltmek için beş ay vardır ve şu anda masan boştur.
Bu, tek oturuşta yapılabilecek bir kontrol listesi. Her madde tek bir soruya bağlı: cevabı biliyor musun, yoksa tahmin mi ediyorsun?
1. Nakit: önümüzdeki 90 günü görebiliyor musun?
Kârlı işletmeler kârsızlıktan değil, nakitsizlikten batar. Ve nakit sıkışıklığı bilançoda göründüğünde iş işten geçmiş olur.
Sor: Eylül-Ekim-Kasım’da hangi hafta hangi büyük ödeme çıkıyor? Bunları yazılı gördün mü?
Bilanço söylemeden önce görünen beş erken sinyali nakit sıkışıklığının 5 erken sinyali yazısında topladım. Sinyallerden ikisi sende varsa, bu listedeki diğer maddeleri erteleyip önce oraya bak.
2. Alacaklar: en yaşlı fatura kaç günlük?
Yaz aylarında tahsilat yavaşlar; ağustos sonunda vadesi geçmiş faturaların yaşı sessizce büyümüştür.
Sor: Bugün itibarıyla vadesi geçmiş toplam alacağım ne kadar ve en eski fatura kaç günlük?
İkinci sorunun cevabı birincisinden önemlidir. 90 günü geçen alacağın tahsil olasılığı belirgin şekilde düşer — ve çoğu işletme bunu ancak yıl sonunda fark eder. Yaşlandırma tablosu ve tahsilat ritmi için alacak takibi.
3. Fiyatlar: en son ne zaman güncelledin?
Maliyet artışları sürekli, fiyat güncellemeleri ise dönemseldir. Aradaki fark marjdan yenir ve kimse fark etmez, çünkü ciro büyümeye devam eder.
Sor: Bu yıl fiyat listesini kaç kez güncelledim? Girdi maliyetlerim aynı dönemde ne kadar arttı?
İki sayı arasında fark varsa marj eriyor demektir. Zam yapmadan marjı korumanın yolları — kalem bazlı revizyon, paket yeniden kurgusu, sözleşmeye endeks maddesi — enflasyonda fiyat güncelleme yazısında.
4. Varlıklar: neyin var, nerede, kimde?
Küçük işletmelerin en sessiz kaybı budur. Alınmış, kullanılmış, bir kenarda kalmış veya birinin üstünde unutulmuş ekipman.
Sor: Şirketin sahip olduğu ekipmanların listesi yazılı olarak var mı? Her birinin sorumlusu belli mi?
Envanteri olmayan işletme, sigortada da eksik kalır: hasar anında “neyin vardı” sorusuna cevap veremeyen taraf zarar eder. Kurulum adımları işletme varlık envanteri yazısında.
5. Araçlar: vadeler eylülde mi yığılıyor?
Filo olan işletmelerde sigorta, muayene ve bakım vadeleri genelde satın alma tarihine göre kümelenir — ve o küme çoğu zaman sonbahara denk gelir.
Sor: Önümüzdeki 90 günde hangi aracın sigortası, muayenesi veya bakımı bitiyor?
Vadesi geçmiş muayene ceza, atlanmış bakım ise duruş demektir. Ve duruşun maliyeti tamir faturasından büyüktür: plansız arızanın gerçek maliyeti. Kayıt düzenini kurmak için şirket aracında gider takibi.
6. Sözleşmeler: hangisi sessizce yenileniyor?
İşyeri kirası, tedarikçi anlaşmaları, yazılım abonelikleri, bakım sözleşmeleri… Çoğunun otomatik yenileme maddesi vardır ve bildirim süresi genelde 30-60 gündür.
Sor: Yıl sonuna kadar hangi sözleşmelerim yenileniyor ve bildirim süresi ne zaman doluyor?
Bu maddenin değeri şurada: pazarlık, bildirim süresi dolmadan mümkündür. Süre geçtikten sonra sadece imza atarsın. İşyeri kirası tarafında hangi maddelerin bakılacağı kira sözleşmesinde olması gerekenler yazısında.
7. Sigortalar: teminat hâlâ gerçeği yansıtıyor mu?
İşletmeler büyür, poliçeler aynı kalır. İki yıl önce yapılan iş yeri poliçesi, bugünkü stok ve ekipman değerini çoğu zaman karşılamaz.
Sor: Poliçedeki teminat bedeli, bugünkü yenileme maliyetiyle örtüşüyor mu?
Bu sorunun cevabı 4. maddedeki envantere bağlıdır. Envanter yoksa cevap da yoktur.
8. Kayıt düzeni: bu sekiz sorunun cevabı nerede duruyor?
Yukarıdaki yedi maddeyi okurken birkaç kez “bilmiyorum” dediysen, sorun disiplin eksikliği değil. Kaydın nerede durduğunu bilmemek.
Çoğu küçük işletmede cevaplar dört ayrı yerdedir: bir Excel, bir defter, WhatsApp geçmişi ve patronun aklı. Bu dağılım 3-4 kalemde çalışır, üstüne çıkınca çöker.
Ağustosta yapılacak en kalıcı iş budur: her varlık kategorisi için tek bir kayıt yeri belirlemek ve vadeleri hatırlatmaya bağlamak.
- Mülk ve kira tarafı → RentMind: kira, sözleşme bitişi, depozito ve tahsilat aynı kayıtta; ilk iki mülk ücretsiz.
- Araç ve filo tarafı → Odovo: sigorta, muayene, bakım; tarihe veya kilometreye göre hatırlatma ve km başına gerçek maliyet.
- Ekipman ve garanti tarafı → Duevo: cihaz, garanti bitişi, fatura fotoğrafı ve periyodik bakım hatırlatması.
Listeyi bugün nasıl bitirirsin
Sekiz maddenin tamamı, verilere ulaşabiliyorsan iki saat sürer. Ulaşamıyorsan zaten cevabını almışsındır: eksik olan veri değil, kayıt düzenidir.
Pratik sıra:
- Önce 1 ve 2’yi yap (nakit + alacak) — bunlar acil olabilir.
- Sonra 5 ve 6’yı yap (araç vadeleri + sözleşme bildirimleri) — bunların son kullanma tarihi var.
- 3, 4 ve 7’yi bu ay içine yay.
- 8’i kalıcı hâle getir; yılda bir değil, sürekli çalışsın.
Ve tarihi şimdiden koy: aynı listeyi 1 Şubat’ta tekrar aç. Yılda iki kez bakılan bir işletme, yılda bir kez şaşıran işletmeden hep öndedir.
Sıkça Sorulan Sorular
Küçük işletmede yıl sonu hazırlığı ne zaman başlamalı? Pratikte ağustos-eylül. Aralıkta başlayan hazırlık, tespit edilen sorunu düzeltmeye vakit bırakmaz; sadece raporlar. Ağustosta yapılan kontrolün avantajı, çıkan her bulgu için önünde beş ay olmasıdır.
Bu kontrolü mali müşavir yapmıyor mu? Mali müşavir mali tabloyu görür: gelir, gider, vergi, beyan. Bu listedeki maddelerin çoğu ise operasyoneldir — hangi aracın muayenesi bitiyor, hangi sözleşme sessizce yenileniyor, hangi ekipman kimde. Bunlar muhasebe kayıtlarında görünmez, çünkü oraya girmezler.
Sekiz maddenin hepsini yapamıyorsam hangisinden başlamalıyım? 1 ve 2’den: nakit görünürlüğü ve alacak yaşlandırması. Bu ikisi hem en hızlı yapılır hem de kötü haberi en erken verir. Diğer altı madde önemlidir ama gecikmesi işletmeyi durdurmaz.
Fuat Çakır — endüstri mühendisi, yönetim danışmanı ve Sofft uygulamalarının geliştiricisi. Üretim ve hizmet işletmelerinde operasyon kurgusu üzerine çalışıyor.