Ticari araçta belge ve vade yönetimi — araca bağlı olan, şoföre bağlı olan

Özel araçta belge takibi dört kalemden ibarettir: trafik sigortası, kasko, muayene ve MTV. Ticari araçta liste uzar ve daha önemlisi cinsi değişir, çünkü ticari araçta belgelerin bir kısmı araca, bir kısmı şoföre bağlıdır.

Bu ayrım kâğıt üstünde küçük görünür. Operasyonda her şeyi belirler: aracı sattığınızda hangi belge onunla gider, şoför işten ayrıldığında hangi belge kapıdan çıkar, yeni bir araç aldığınızda hangi belgeyi baştan almanız gerekir — hepsinin cevabı bu ayrımda.

Aşağıdaki yazı bir mevzuat metni değil, bir takip düzeni. Süreler, harçlar ve başvuru pencereleri dönem dönem değişir; kesin bilgi her zaman belgenin kendisinde ve resmi kayıttadır.

Önce ayrım: araca bağlı olan, şoföre bağlı olan

Belge	Neye bağlı	İşten çıkış / araç satışında
Yetki belgesi (K)	Firmaya — araçlar belgeye eklenir	Araç satılınca belgeden düşülür
Trafik sigortası, kasko	Araca	Araçla birlikte gider
Muayene	Araca	Araçla birlikte gider
Egzoz emisyon ölçümü	Araca	Araçla birlikte gider
SRC mesleki yeterlilik	Şoföre	Şoförle birlikte çıkar
Psikoteknik / sağlık raporu	Şoföre	Şoförle birlikte çıkar
Takograf kartı	Şoföre	Şoförle birlikte çıkar

Tablodaki en pahalı satır sonuncular. Bir şoför ayrıldığında yalnız bir kişi gitmez; o kişinin taşıdığı yetkinlik belgeleri de gider. Yerine gelen kişinin belgeleri yoksa araç hazır olsa bile sefer yapılamaz. Aracın bakımını takip edip şoförün belgesini takip etmemek, bakımlı ama çalıştırılamayan bir araç demektir.

Yetki belgesi ise üçüncü bir kategoridedir: firmaya bağlıdır. Araçlar bu belgeye eklenir ve çıkarılır. Yeni araç aldığınızda belgeye eklemeniz, sattığınızda düşürmeniz gerekir. Bu iki işlem kendiliğinden olmaz.

Beş yıllık vadeler: sessiz ve tehlikeli

Sigorta ve muayene yıllık olduğu için insan bunlara alışır. Ticari araç belgelerinin bir kısmı ise beş yıllık işler — K yetki belgeleri ve SRC5 (tehlikeli madde) bunlardan (K Belgesi Yenileme İşlemleri, SRC Belgesi Geçerlilik Süresi).

Beş yıllık vade yıllık vadeden daha tehlikelidir, çünkü alışkanlık kurulmaz. Yılda bir yapılan iş hafızada yer eder; beş yılda bir yapılan iş, aradan geçen sürede tamamen unutulur. Belgeyi alan kişi şirkette olmayabilir bile.

Pratik kural: beş yıllık vadeyi aldığınız gün kaydedin. Beş yıl sonra hatırlamaya çalışmak diye bir şey yok; o gün elinizde belge varken yazmazsanız, bir daha yazılmaz.

🔴 Yenileme penceresini blogdan öğrenmeyin

Bu yazıyı hazırlarken K belgesi yenileme penceresini kaynaklardan doğrulamaya çalıştım. Karşılaştığım tablo şu: farklı kaynaklar farklı gün sayıları veriyor — kimi 90 gün, kimi 60 gün, kimi bitişten sonra 270 gün, kimi 540 gün diyor. İndirimli harç oranı için de aynı dağınıklık var.

Bu bir detay değil, yöntem meselesi. Bir belgenin yenileme penceresi ve harcı, mevzuat değiştikçe değişir; içerik siteleri ise eski bilgiyi yıllarca taşır. Dolayısıyla:

Belgenin tarihini ve penceresini, belgenin kendisinden ve resmi kayıttan okuyun. İkincil kaynaktan alınan gün sayısı, doğru göründüğü an bile eski olabilir.

Aynı hatayı biz de bir kez yaptık: bir sayacın dolma tarihini elimizdeki başka bir tarihten hesapladık, konsolda yazan gerçek tarih başkaydı. O günden beri kural şu: tarih türetilmez, okunur.

Kayıt seti — araç başına ve şoför başına ayrı

Ticari tarafta tek liste yetmez; iki ayrı liste gerekir.

Araç başına: - Plaka · marka/model · yıl - Yetki belgesine ekli mi, hangi belgeye - Trafik sigortası · kasko: poliçe no, şirket, bitiş tarihi - Muayene son tarihi + istasyon - Egzoz emisyon ölçüm tarihi - Bakım kayıtları ve kilometre

Şoför başına: - Ehliyet sınıfı ve bitiş tarihi - SRC belgesi türü ve bitiş tarihi - Psikoteknik / sağlık raporu bitiş tarihi - Takograf kartı bitiş tarihi - Hangi araçları kullanıyor

İkinci listenin varlığı, çoğu küçük filoda eksik olan şeydir. Araç tarafı bir şekilde takip edilir çünkü araç gözle görünür; şoför belgeleri çekmecededir ve kimse bakmaz.

Hatırlatmayı üç kademeli kurun: 30 gün önce (randevu ve evrak toplama), 15 gün önce (başvuru), 3 gün önce (son uyarı). Beş yıllık belgelerde bu üçlüye bir dördüncü ekleyin: 90 gün önce, çünkü kurs, sınav ya da rapor gerektiren belgelerde bir ay yetmez.

Belge nerede durur: araçta mı, ofiste mi?

Kayıt düzeni kurulduktan sonra ikinci soru gelir — kâğıdın kendisi nerede duracak. Üçe ayırın:

• Araçta duracaklar: ruhsat, sigorta poliçesi, muayene belgesi. Denetimde istenen bunlardır ve “ofiste” cevabı işe yaramaz.
• Şoförde duracaklar: ehliyet, SRC, takograf kartı. Bunlar kişiye ait; araçta bırakılmaz.
• Ofiste duracaklar: yetki belgesinin aslı, sözleşmeler, harç makbuzları, geçmiş dönem belgeleri.

Ve hepsinin dijital kopyası ayrı dursun. Araçta kaybolan bir poliçenin yerine yenisi alınabilir ama denetim anında elinizde bir fotoğrafın olması işi kolaylaştırır. Fotoğrafta plaka, belge numarası ve bitiş tarihi aynı karede görünsün — üç araçlı bir kayıtta yalnız bitiş tarihinin fotoğrafı hangi araca ait olduğunu söylemez.

Belgelerin son geçerlilik tarihini kayda geçirirken bir alan daha ekleyin: “nereden yenilenir”. Beş yıl sonra o belgeyi yenileyecek kişi büyük ihtimalle bugün onu alan kişi olmayacak; kurumun adı, başvurunun nereden yapıldığı bilgisi o gün en çok aranan şey olur.

Bunu neyle takip etmeli

Üç araca kadar bir tablo iş görür. Ötesinde iki sorun çıkar: satır sayısı ve çapraz bağ. Bir şoförün belgesi bittiğinde hangi araçların etkilendiğini tablo söylemez; o bağı kafanızda tutarsınız ve bir gün tutamazsınız.

Odovo araç tarafını bu mantıkla kuruyor: her aracın altında bakım, sigorta, muayene ve masraf aynı kayıtta durur; hatırlatma tarihe veya kilometreye göre — hangisi önce gelirse gelir. Filo tutan esnaf için operasyon tarafını ticari araç filo bakım takibi yazısında ayrıca anlattım; özel araçtaki dört kalemlik karşılığı ise araç belge yenileme takvimi yazısında.

Şirket aracında gider tarafı da ayrı bir düzen ister — yakıt, bakım, otopark ve cezanın hangi araca yazıldığını şirket aracında gider takibi yazısında ele aldım.

Devir anları: belgelerin en çok kaybolduğu yer

Üç an var ve üçünde de belge kaybı yaşanır.

Araç alırken. Muayene ve sigorta durumunu devirden önce kontrol edin; muayenesi iki ay sonra dolacak aracı alan kişi o masrafı devraldığını pazarlık masasında fark etmez. Kontrol listesi ikinci el araç alırken kayıt kontrolü yazısında.

Araç satarken. Aracı yetki belgesinden düşürmek ayrı bir işlemdir ve satışla birlikte kendiliğinden olmaz. Düzenli belge ve servis geçmişi ayrıca fiyata da yansır — servis geçmişinin ikinci el değere etkisi.

Şoför ayrılırken. Takograf kartı, varsa firma adına alınmış belgeler, yakıt kartı ve araç anahtarları çıkış listesinde olsun. Bu liste yoksa eksik fark edildiğinde kişi çoktan gitmiş olur. Listeyi işe giriş günü hazırlayın, çıkış günü değil — çıkış günü herkesin aklı başka yerdedir.

Sıkça Sorulan Sorular

Ticari araçta hangi belgeler araca, hangileri şoföre bağlıdır? Sigorta, kasko, muayene ve egzoz ölçümü araca bağlıdır ve araçla birlikte devredilir. SRC mesleki yeterlilik, psikoteknik/sağlık raporu ve takograf kartı şoföre bağlıdır; şoför ayrıldığında bunlar da gider. Yetki belgesi ise firmaya bağlıdır, araçlar ona eklenir ve ondan düşülür.

K belgesi ve SRC ne kadar geçerlidir? Her ikisi de beş yıl geçerli olarak belirtilir. Beş yıllık vadeler yıllık olanlardan daha risklidir çünkü alışkanlık kurulmaz — belgeyi aldığınız gün tarihi kaydedin, beş yıl sonra hatırlamaya çalışmayın.

Yenileme penceresini nereden öğrenmeliyim? Belgenin kendisinden ve resmi kayıttan. İkincil kaynaklar bu konuda birbirini tutmuyor; aynı soruya farklı gün sayıları veriliyor ve mevzuat değiştikçe eski bilgi sitelerde kalmaya devam ediyor.

Şoför işten ayrılınca ne yapmalıyım? Çıkış listesi tutun: takograf kartı, firma adına alınmış belgeler ve araç anahtarları. Ayrıca o şoförün kullandığı araçların hangi belgelerinin artık karşılıksız kaldığını kontrol edin — araç hazır olsa bile belgesi olmayan bir şoförle sefer yapılamaz.

Fuat Çakır — endüstri mühendisi, yönetim danışmanı ve Odovo’nun geliştiricisi. Sofft çatısı altında “bir tarihi asla kaçırma” ilkesiyle uygulamalar geliştiriyor.