Privacy Policy

Last updated: June 29, 2026

This Privacy Policy explains how personal data is collected, used, and protected in the RentMind application — both the mobile app and the web version at rentmind.sofft.app (together, the "application"). RentMind is developed and operated by Fuat ÇAKIR ("Developer", "we", "us"), located in Kahramanmaraş, Türkiye. You can reach us at hello@sofft.app.

RentMind is an organizational and tracking tool for landlords and property managers. It is not a financial, legal, tax, or investment advisory platform.

1. Regulatory framework

We aim to comply with the major data protection regimes that apply to our users, including:

the General Data Protection Regulation (GDPR) in the European Union;
the UK GDPR in the United Kingdom;
the California Consumer Privacy Act, as amended by the CPRA (CCPA/CPRA), in California; and
the Personal Data Protection Law (KVKK) in Türkiye.

2. Data we collect

We collect only the data needed to operate the application:

Account data you provide: first and last name, email address, telephone number, city, and country.
Records you enter: properties, tenants, guarantors, lease details, rent and payment logs, expenses, reminders, and any documents you upload (such as lease PDFs).
Subscription data: your purchase and entitlement status, processed through Apple/Google and our subscription provider.
Technical data: device push-notification tokens and basic diagnostic information needed to deliver notifications and keep the service reliable.
Support correspondence: the subject and message content of any support request you open in the app, read and answered solely to resolve your request. You can ask us to erase it at any time at hello@sofft.app.

3. Categories of personal information (CCPA/CPRA)

For California residents, the categories of personal information we process may include identifiers, customer records, commercial information, internet or other electronic network activity, and—only where strictly necessary—sensitive personal information. We do not sell or share personal information for cross-context behavioral advertising.

4. How we use data

to provide the core service and synchronize your records across your devices;
to send rent, lease, and reminder notifications you have enabled;
to provide customer support and respond to your requests;
to comply with our legal obligations; and
to protect the service against fraud and abuse, including preventing repeated abuse of the free trial.

Our legal bases include the performance of a contract, compliance with a legal obligation, and our legitimate interests, as recognised under GDPR Article 6 and the corresponding provisions of KVKK Article 5.

5. Separation of data roles

When you enter information about third parties—such as tenants, guarantors, lease agreements, and payment records—you act as the Data Controller for that data, and the Developer acts strictly as a Data Processor providing the technical infrastructure.

You are responsible for providing the required statutory privacy notices to those individuals and obtaining their explicit consent before uploading their personal details. You must not publicly disclose a tenant's debt status, late-payment notifications, or other sensitive details (for example in community groups or public message boards); doing so may violate data protection rules and local laws.

6. Third-party services

RentMind relies on trusted infrastructure providers to function. These may process data on our behalf:

Google Firebase — authentication, cloud database, file storage, cloud functions, push messaging, and product analytics (Firebase Analytics), which records in-app events to help us understand how features are used;
RevenueCat, Inc. — subscription and purchase verification. Your account identifier and purchase events are processed on RevenueCat's servers, located in the United States;
Apple App Store / Google Play — in-app purchases and subscription billing.

We do not control, and are not responsible for, data breaches or service failures caused by these third-party systems. We do not sell your personal data.

7. Where your data is stored

Your account details and your property, tenant, rent and expense records are stored on Google Firebase servers in Frankfurt, Germany (europe-west3), within the European Union. Files you upload — lease agreements, tenant identity documents, handover reports and profile photos — are stored on Google servers in the United States. Because the files you upload are stored on servers in the United States, personal data is transferred outside the European Union. This transfer takes place under the data processing terms of our service provider Google: Google is party to the European Commission's 2021 Standard Contractual Clauses and is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework with the U.S. Department of Commerce. Data is encrypted in transit and at rest. Because that storage is outside the EU/UK, the transfer relies on the European Commission’s Standard Contractual Clauses included in Google’s data processing terms.

In the web version, your sign-in session is kept in your browser's own storage (IndexedDB) so that you stay signed in between visits. It remains on your device, is not sent to us as a separate record, and you can clear it at any time from your browser settings or by signing out. Files you upload from the web version follow the same path as the mobile app and are stored on the same Google servers in the United States described above.

8. Data retention, export, and deletion

We keep your data while your account is active. You can download a complete copy of your records in JSON format at any time using the Export My Data function in Settings.

When you delete your account, it is scheduled for permanent deletion after a 30-day grace period. During this period you can cancel the deletion simply by signing in again. After the grace period, your profile and associated records are permanently removed from active servers.

To prevent repeated abuse of the free trial, after deletion we retain a one-way hashed form of your email address together with the original trial start date. We do not keep your readable email or other profile data after deletion. The legal basis for this limited retention is our legitimate interest in preventing fraud and abuse.

9. Your rights

Subject to applicable law, data subjects in the European Union, the United Kingdom, and California have rights including:

Right to know and access the personal data we hold and how it is processed;
Right to delete personal data, subject to standard statutory exemptions (such as tax and regulatory compliance);
Right to correct inaccurate or outdated data;
Right to portability — to receive a copy in a structured, machine-readable format;
Right to limit the use of sensitive personal information; and
Right to non-discrimination for exercising any privacy right.

To exercise these rights, email hello@sofft.app or use the in-app Help & Support screen. Tenants wishing to exercise their rights must contact the landlord who entered their data, as that landlord acts as their Data Controller.

10. Children's privacy and age verification

The application is designed for adult landlords and property managers. We do not knowingly collect or process personal data from individuals under eighteen (18) years of age, and the application relies on platform-level age signals provided by iOS and Android. If we discover that a minor has registered an account, that account and all associated data will be deleted.

11. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Material changes will be reflected by updating the "Last updated" date above.

12. Contact

Fuat ÇAKIR — RentMind

Kahramanmaraş, Türkiye

Email: hello@sofft.app

Gizlilik Politikası

Son güncelleme: 29 Haziran 2026

Bu Gizlilik Politikası, RentMind uygulamasında — hem mobil uygulamada hem de rentmind.sofft.app adresindeki web sürümünde (birlikte "uygulama") — kişisel verilerin nasıl toplandığını, kullanıldığını ve korunduğunu açıklar. RentMind, Kahramanmaraş, Türkiye'de bulunan Fuat ÇAKIR ("Geliştirici", "biz") tarafından geliştirilir ve işletilir. Bize hello@sofft.app adresinden ulaşabilirsiniz.

RentMind, ev sahipleri ve mülk yöneticileri için bir organizasyon ve takip aracıdır. Finansal, hukuki, vergisel veya yatırım danışmanlığı platformu değildir.

1. Yasal çerçeve

Kullanıcılarımıza uygulanan başlıca veri koruma rejimlerine uymayı hedefleriz:

Avrupa Birliği'nde Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR);
Birleşik Krallık'ta UK GDPR;
Kaliforniya'da, CPRA ile değiştirilmiş haliyle Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası (CCPA/CPRA); ve
Türkiye'de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK).

2. Topladığımız veriler

Yalnızca uygulamayı çalıştırmak için gereken verileri toplarız:

Sağladığınız hesap verileri: ad ve soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şehir ve ülke.
Girdiğiniz kayıtlar: mülkler, kiracılar, kefiller, sözleşme ayrıntıları, kira ve ödeme kayıtları, giderler, hatırlatmalar ve yüklediğiniz belgeler (kira sözleşmesi PDF'leri gibi).
Abonelik verileri: Apple/Google ve abonelik sağlayıcımız üzerinden işlenen satın alma ve yetkilendirme durumunuz.
Teknik veriler: bildirimleri iletmek ve hizmeti güvenilir tutmak için gereken cihaz push-bildirim jetonları ve temel tanılama bilgileri.
Destek yazışmaları: uygulama içinden destek talebi açtığınızda girdiğiniz konu başlığı ve mesaj içerikleri; yalnızca talebinizi çözmek için okunur ve yanıtlanır. Silinmesini dilediğiniz an hello@sofft.app adresinden isteyebilirsiniz.

3. Kişisel bilgi kategorileri (CCPA/CPRA)

Kaliforniya sakinleri için işlediğimiz kişisel bilgi kategorileri; tanımlayıcıları, müşteri kayıtlarını, ticari bilgileri, internet veya diğer elektronik ağ etkinliğini ve—yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda—hassas kişisel bilgileri içerebilir. Bağlamlar-arası davranışsal reklamcılık için kişisel bilgileri satmayız veya paylaşmayız.

4. Verileri nasıl kullanırız

temel hizmeti sunmak ve kayıtlarınızı cihazlarınız arasında eşitlemek;
etkinleştirdiğiniz kira, sözleşme ve hatırlatma bildirimlerini göndermek;
müşteri desteği sağlamak ve taleplerinize yanıt vermek;
yasal yükümlülüklerimize uymak; ve
ücretsiz denemenin tekrar tekrar kötüye kullanımını önlemek dahil, hizmeti dolandırıcılık ve suistimale karşı korumak.

Yasal dayanaklarımız; bir sözleşmenin ifası, bir yasal yükümlülüğe uyum ve GDPR 6. madde ile KVKK 5. maddenin ilgili hükümlerinde tanınan meşru menfaatlerimizi içerir.

5. Veri rollerinin ayrılması

Üçüncü kişilere ilişkin bilgileri—kiracılar, kefiller, kira sözleşmeleri ve ödeme kayıtları gibi—girdiğinizde, o veriler için Veri Sorumlusu siz olursunuz ve Geliştirici yalnızca teknik altyapıyı sağlayan bir Veri İşleyen olarak hareket eder.

Bu kişilere gerekli yasal aydınlatma metinlerini sunmak ve kişisel bilgilerini yüklemeden önce açık rızalarını almak sizin sorumluluğunuzdadır. Bir kiracının borç durumunu, gecikmiş ödeme bildirimlerini veya diğer hassas ayrıntıları (örneğin topluluk gruplarında ya da herkese açık ilan panolarında) kamuya açıklamamalısınız; bunu yapmak veri koruma kurallarını ve yerel yasaları ihlal edebilir.

6. Üçüncü taraf hizmetleri

RentMind, çalışmak için güvenilir altyapı sağlayıcılarına dayanır. Bunlar bizim adımıza veri işleyebilir:

Google Firebase — kimlik doğrulama, bulut veritabanı, dosya depolama, bulut fonksiyonları, push mesajlaşma ve ürün analitiği (Firebase Analytics); uygulama içi olayları kaydederek hangi özelliklerin nasıl kullanıldığını anlamamızı sağlar;
RevenueCat, Inc. — abonelik ve satın alma doğrulaması. Hesap tanımlayıcınız ve satın alma olayları RevenueCat'in Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunan sunucularında işlenir;
Apple App Store / Google Play — uygulama içi satın alımlar ve abonelik tahsilatı.

Bu üçüncü taraf sistemlerin neden olduğu veri ihlallerini veya hizmet kesintilerini kontrol etmeyiz ve bunlardan sorumlu değiliz. Kişisel verilerinizi satmayız.

7. Verileriniz nerede saklanır

Hesap bilgileriniz ile mülk, kiracı, kira ve gider kayıtlarınız Google Firebase’in Avrupa Birliği içindeki Frankfurt/Almanya (europe-west3) sunucularında saklanır. Uygulamaya yüklediğiniz dosyalar — kira sözleşmeleri, kiracı kimlik belgeleri, teslim tutanakları ve profil fotoğrafları — Amerika Birleşik Devletleri’ndeki Google sunucularında tutulur. Yüklediğiniz dosyalar Amerika Birleşik Devletleri'ndeki sunucularda saklandığı için Avrupa Birliği dışına veri aktarımı söz konusudur. Bu aktarım, hizmet sağlayıcımız Google'ın veri işleme şartları kapsamında yapılır: Google, Avrupa Komisyonu'nun 2021 tarihli Standart Sözleşme Maddeleri'ne taraftır ve ABD Ticaret Bakanlığı nezdinde AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi'ne kayıtlıdır. Veriler aktarımda ve saklamada şifrelenir. Bu saklama alanı AB/İngiltere dışında olduğu için aktarım, Google’ın veri işleme şartlarında yer alan Avrupa Komisyonu Standart Sözleşme Maddeleri’ne dayanır.

Web sürümünde, ziyaretleriniz arasında oturumunuzun açık kalması için oturum bilginiz tarayıcınızın kendi deposunda (IndexedDB) tutulur. Bu bilgi cihazınızda kalır, bize ayrı bir kayıt olarak gönderilmez; tarayıcı ayarlarınızdan ya da çıkış yaparak istediğiniz zaman temizleyebilirsiniz. Web sürümünden yüklediğiniz dosyalar mobil uygulamayla aynı yolu izler ve yukarıda anlatılan Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Google sunucularında saklanır.

8. Verilerin saklanması, dışa aktarımı ve silinmesi

Hesabınız aktif olduğu sürece verilerinizi saklarız. Ayarlar'daki Verilerimi Dışa Aktar işleviyle kayıtlarınızın tam bir kopyasını istediğiniz zaman JSON biçiminde indirebilirsiniz.

Hesabınızı sildiğinizde, 30 günlük bir bekleme süresinin ardından kalıcı olarak silinmek üzere işaretlenir. Bu süre içinde yeniden giriş yaparak silmeyi kolayca iptal edebilirsiniz. Bekleme süresinden sonra profiliniz ve ilişkili kayıtlarınız aktif sunuculardan kalıcı olarak kaldırılır.

Ücretsiz denemenin tekrar kötüye kullanımını önlemek için, silme işleminden sonra e-posta adresinizin tek yönlü hash'lenmiş bir biçimini, orijinal deneme başlangıç tarihiyle birlikte saklarız. Silme sonrası okunabilir e-postanızı veya diğer profil verilerinizi tutmayız. Bu sınırlı saklamanın yasal dayanağı, dolandırıcılık ve suistimali önlemedeki meşru menfaatimizdir.

9. Haklarınız

Yürürlükteki yasalara tabi olarak, Avrupa Birliği, Birleşik Krallık ve Kaliforniya'daki veri sahiplerinin şu hakları vardır:

Tuttuğumuz kişisel verileri ve nasıl işlendiklerini bilme ve bunlara erişme hakkı;
Standart yasal istisnalara (vergi ve mevzuata uyum gibi) tabi olarak kişisel verileri sildirme hakkı;
Hatalı veya güncelliğini yitirmiş verileri düzelttirme hakkı;
Yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir bir biçimde kopya alma — taşınabilirlik hakkı;
Hassas kişisel bilgilerin kullanımını kısıtlama hakkı; ve
Herhangi bir gizlilik hakkını kullandığı için ayrımcılığa uğramama hakkı.

Bu hakları kullanmak için hello@sofft.app adresine e-posta gönderin veya uygulama içindeki Yardım ve Destek ekranını kullanın. Haklarını kullanmak isteyen kiracılar, verilerini giren ev sahibiyle iletişime geçmelidir; çünkü o ev sahibi onların Veri Sorumlusu olarak hareket eder.

10. Çocukların gizliliği ve yaş doğrulaması

Uygulama, yetişkin ev sahipleri ve mülk yöneticileri için tasarlanmıştır. On sekiz (18) yaşından küçük kişilerden bilerek kişisel veri toplamaz veya işlemeyiz; uygulama, iOS ve Android tarafından sağlanan platform düzeyindeki yaş sinyallerine dayanır. Bir reşit olmayanın hesap açtığını keşfedersek, o hesap ve tüm ilişkili veriler silinir.

11. Bu politikadaki değişiklikler

Bu Gizlilik Politikasını zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler, yukarıdaki "Son güncelleme" tarihi güncellenerek yansıtılır.

12. İletişim